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Par OkapiSoft
le 03/09/2010 07:29
Careo version : s2010.09
"En Belgique nous sommes obligés de mentionner le n° de TVA (ou intra communautaire)du client sur sa facture hors, je ne vois pas de champ prévus à cet effet sur la fiche client."

vous pouvez saisir le numéro intracommunautaire sur la fiche du client, en cliquant sur la page "Précision" de la fiche.
Si le bouton n'est pas affiché, cliquez en bas à gauche de la fenêtre "Affichage complet".


Configurations > Je ne vois pas le champ Intracommunautaire sur la fiche
Par OkapiSoft
le 24/08/2010 17:27
Careo version : s2010.08
Par exemple cette colonne s'intitule "présentoir". Elle permet de savoir si le client possède un présentoir pour vendre nos produit.
J'importe depuis excel une liste de client, certains ont la mention "oui" dans cette colonne, d'autre n'ont rien. Le jour ou un client commande un présentoir, j'aimerai mettre à jour mon porte feuille en ajoutant la mention "oui" dans la case adéquat.


Vous pouvez utiliser les "Détails personnalisés".

Ils vous permettent d'ajouter des champs à votre fiche client.

Ensuite :
- vous pouvez les importer
- vous pouvez les modifier à tout moment
- vous pouvez les afficher sur le portefeuille (en cliquant sur le bouton "Colonnes").
- les utiliser dans l'éditeur de requête



Astuces > Comment ajouter une colonne personnalisée
Par OkapiSoft
le 23/09/2010 14:18
Careo version : s2010.09
Pour avoir un fichier de prospection et le répartir sur plusieurs intervenants voici, une possibilité :
1/ créez des "ressources"
A partir de la gestion des utilisateurs, créez des ressources avec le nom de votre client.
Par exemple : "monclient 1", puis, "monclient 2", ...

2/ Gestion des téléprospectrices
Les ressources créées seront ensuite affecté au téléprospectrice.
Pour cela, sélectionnez en une, par exemple : "telepro 1".
Puis rentrez dans sa fiche, cliquez sur "Equipe", puis affectez lui un "client" créé ci-dessus.
Par exemple : "mon client 1".
Ainsi, "telepro 1", pourra faire de la téléprospection sur le fichier de "mon client 1".

3/ Identifiez-vous au logiciel de la téléprospectrice ("telepro 1")
A partir du tableau de bord, cliquez sur le bouton "Filtres", pour le bouton "ressource".
Cochez la case du client à prospecter, ici "mon client 1".
Vous avez maintenant sur le tableau de bord de "telepro 1", la téléprospection de votre client "mon client 1".

4/ répartir votre fichier entre téléprospectrice.
Vous avez importé un fichier complet, vous pouvez scinder votre fichier entre plusieurs téléprospectrices.
Pour ce faire, placez-vous sur le tableau de bord, contenant toutes les interventions de votre client.
Sélectionnez une partie des interventions (en faisant une sélection multiple), puis cliquez sur le bouton "Traitement".
Puis, sélectionnez par exemple "telepro 1" dans "affecter les interventions à", et cliquez sur le bouton "Distribuer".
Les interventions sont maintenant affecté à "telepro 1".
Vous pouvez renouvelez ceux-ci pour tous vos téléprospectrices.



Gestion de la relation client > Scinder mon fichier pour de la téléprospection
Par OkapiSoft
le 05/10/2011 14:38
Careo version : s2011.10
"Comment enregistrer une PJ reçue d'un un mail directement dans le dossier documents de la fiche reliée à ce mail, et ce sans classer ce mail comme intervention."

pour cela vous devez avoir le module de Gestion de document SE et avoir un dossier de créer pour votre client.
Lors de l'enregistrement de la pièce jointe, le document sera classé direcement dans le dossier du client.


Messagerie : email et interne > Enregistrer une PJ reçue dans le dossier de la fiche
Par OkapiSoft
le 18/11/2010 16:06
Careo version : s2010.11
Vous devez utiliser les interventions pour le faire.
Ceux-ci vous permettront d'avoir un suivi de l'évolution pour chaque client et une historisation.

Dans le paramétrage de Careo et dans les types d'intervention, vous pouvez mettre des 1,2,3... devant les intitulé.
Cela, permettra de faire un trie sur le déroulement.

Par exemple :
A client
--- 1. demande de pièce détachée
--- 2. commande
--- 3. pièce commandé, attente
--- 3a. pièce existe plus
B: commercial
--- 1. prospection
--- 2. relance
--- 3. rendez-vous








Gestion de la relation client > Comment mettre en place un Workflow dans Careo ?
Par OkapiSoft
le 25/04/2012 13:31
Careo version : s2012.04
Pour cela vous pouvez utiliser la messagerie de Careo.
Par exemple, vous pouvez demander à Careo de relever l'adresse mail : commande@nom.com
Et sur ce celui-ci, créer automatiquement une intervention "commande" pour le client.

Ainsi, vous serez informé des commandes et dans l'historique du client vous avez la traçabilité.
Vous pouvez aussi avec ce principe, faire des statistiques du nombre de commande par mois ou sur une période.

Pour acquérir cette fonctionnalité, vous devez posséder le pack de démarrage et le module de messagerie évoluée et partagée.



Astuces > Comment faire apparaitre les commandes clients de mon site dans Careo
Par SNGTV
le 27/01/2011 17:55
Careo version : s2011.01
Comment supprimer un document dans un dossier client ?


Gestion de la relation client > Gestion de document
Par THUBERT
le 24/03/2010 09:03
Careo version : s2010.03
Bonjour,
Pouvez-vous afficher sur la fiche client un logo pour signaler qu'il y a une intervention?
Merci


Divers > Intervention
Par
le 26/03/2013 11:59
Careo version : s2013.01
Je souhaite partager les documents d'un client avec d'autres utilisateurs.
Quelle est la procédure a suivre ?

Merci d'avance


Gestion des documents > partager des documents
Par ZAKARIA
le 10/06/2010 07:54
Careo version : s2010.06
Bonjour
Puisqu'on utilise une meme Base de donnees notamment au niveau fiche, contact, intervention. Comment devrais -je distinguer un client du fourniseeur. Est ce par Prospect??
Merci


Installation > Disctinction Client et fournisseur
Par OkapiSoft
le 15/06/2012 15:51
Careo version : s2012.06
La version gratuite contient une licence pour un seul utilisateur, le suivi client (clients, contacts et interventions) et l'agenda.
Les autres fonctionnalités font parties de la version évoluée de Careo.


Version gratuite > affichage des icones
Par LFC
le 03/10/2011 10:03
Careo version : s2011.09
Bonjour

Peut-on faire un tri croisé dans les listes de portefeuille et client?
Exemple : afficher les "prospects " et résidant dans la ville "xxxx"
A ce jour je n'ai réussi qu'à faire un tri simple.
Merci


Version gratuite > Tri fichier
Par OkapiSoft
le 26/11/2013 15:29
Careo version : s2013.11
Avec une installation de la CRM Careo en client/serveur sur un serveur Linux, le service peut s'arrêter.
Dans cette utilisation, lors de la mise à jour manuelle décochez les cases "Modification automatique des données à chaud" et "bloquer l'accès aux bases".


Maintenance et support technique > La mise à jour des données en client/serveur Linux ne fonctionne pas
Par OkapiSoft
le 11/06/2010 17:37
Careo version : s2010.06
Pour essayer un ou plusieurs modules complémentaires.
Identifiez-vous à l'accès client du site d'OkapiSoft.
Rendez-vous dans la boutique, puis cliquez sur les liens "Essayez", ce trouvant à droite de chacun des modules.


Installation > AUTRES MODULES
Par OkapiSoft
le 07/05/2013 16:29
Careo version : s2013.04
Oui, par une exportation Excel, puis une importation personnalisée de votre fichier Excel dont vous avez réalisé les modifications.
Cela se fait généralement quand un nombre important de données sont à changer.

Il est conseillé d'utiliser la référence du client (sur la fiche).


Editeur de requête et de statistique > Est il possible de chercher un mot/nom/suite de caractères ?
Par OkapiSoft
le 02/04/2012 18:57
Careo version : s2012.03
bonjour,
Careo vous permet de créer autant de champs personnalisés que vous souhaitez.
Pour cela je vous invite à visionner la vidéo de formation disponible dans l'espace client du site OkapiSoft sur les détails personnalisés.


Version gratuite > ajout de champs dans les fiches
Par OkapiSoft
le 15/06/2012 16:01
Careo version : s2012.06
bonjour,
des formations sont disponibles à partir de l'espace client du site OkapiSoft.
Sinon, des formations (aussi en ligne) sont proposées par les partenaires OkapiSoft, contacter OkapiSoft si vous en souhaitez une.


Version gratuite > formation accélérée
Par OkapiSoft
le 21/03/2011 09:12
Careo version : s2011.03
Pour ajouter des informations complémentaires à un client vous devez vous rendre dans le menu "Fichier", "Paramétrage de la base de données" et dans la section "Divers", cliquez sur le lien "Détails supplémentaires".



Configurations > Je n'arrive pas à renseigner l'onglet détail de la fiche société ?
Par OkapiSoft
le 12/11/2012 17:22
Careo version : s2012.11
bonjour,

vous pouvez configurer la couleur à partir du menu "Fichier" et "Configuration des données".
Vous avez un lien "Qualité".
Pour chacune des lignes : client, prospect, ... vous pouvez définir une couleur différente.


Configurations > Code couleur des qualités
Par OkapiSoft
le 17/05/2010 07:51
Careo version : s2010.05
La version gratuite, ne permet pas la gestion multi-utilisateur.
Pour cela vous devez avoir la version évoluée de Careo, et de commander des licences supplémentaires.
Je vous invite à vous rentre dans l'espace client d'OkapiSoft et la boutique de Careo.



Version gratuite > problème pour inscrire les utilisateurs
Par OkapiSoft
le 04/02/2013 19:05
Careo version : s2013.01
Dans un premier temps, sélectionnez les interventions que vous souhaitez terminer.
Ensuite, cliquez sur le bouton "Traitements", à gauche du tableau de bord.
Puis cliquez sur le bouton "Terminer".

Attention : cette action ne créée pas d'intervention suivante.
Celle-ci est importante pour assurer votre suivi client.



Gestion de la relation client > Comment terminer en une seule fois un lot d'intervention ?
Par OkapiSoft
le 04/01/2013 15:18
Careo version : s2012.12
Pour ajouter un nouvel utilisateur à Careo.
Vous devez vous rendre dans le menu "Gestion" et "Utilisateurs".
Puis, cliquez sur le bouton "Ajouter".

Au préalable, vous devez avoir acquis une licence supplémentaire depuis l'espace client du site d'OkapiSoft.



Gestion des équipes > Comment ajouter un utilisateur à Careo ?
Par OkapiSoft
le 22/12/2010 17:44
Careo version : s2010.12
Une nouvelle vidéo de formation a été mise sur internet.
Elle vous explique comment créer un document pour l'impression de vos devis et de vos factures.
Ainsi, que l'utilisation du logiciel de personnalisation de votre document.

Vous trouverez la vidéo de formation, dans l'espace client d'OkapiSoft et la section "Formations".


Gestion commerciale > Je veux imprimer une facture, mais j'ai pas de document
Par OkapiSoft
le 17/05/2011 14:40
Careo version : s2011.05
Le tableau est fait pour cela.

Vous pouvez afficher votre période, votre CA, et faire de très nombreux filtre.

Ceux-ci vous permet de faire des prévisionnelles par mois, par an, par intervenant, par client, par produit et type d'action, ...

Et vous pouvez exporter vos données sous un tableur si vous le souhaitez.


Gestion des échéances > peut-on inclure une intervention programmée?
Par OkapiSoft
le 16/06/2010 14:41
Careo version : s2010.06
Avec Careo, vous pouvez très bien suivre votre parc.
Pour cela, dans la qualité d'une fiche vous mettez le type de matériel.
Dans le Tableau de bord, vous aurez les entretiens à effectuer.
Et l'historique, le suivi : dépannage, entretien, révision, ...
Ainsi, que la possibilité de connaitre à quel client vous l'avez loué.


Besoins spécifiques > Peut-on facilement gérer un parc de matériel en location ?
Par OkapiSoft
le 09/11/2012 15:00
Careo version : s2012.10
Vous pouvez choisir les informations de recherche que vous souhaitez dans votre portefeuille client.
Pour cela vous devez aller dans le menu "Fichier" et "Mes préférences".
Puis le bouton "Portefeuille".
Ensuite, cochez les éléments de recherche que vous souhaitez.



Astuces > Comment ajouter la référence dans la recherche du portefeuille ?
Par OkapiSoft
le 05/03/2012 14:14
Careo version : s2012.02
Ce module est lié à plusieurs modules complémentaires de Careo.
Lors de la création d'un devis, vous définissez le temps et le CA objectif.

Ensuite :
- la création des factures va faire évoluer le CA réalisé.
- les notes de frais : le CA dépensé
- la gestion du temps avec les interventions : réduire le temps réalisé

Vous trouverez l'analyse par client à partir des rapports de Careo.



Suivi du CA/Temps > Où retrouver le module de CA/Temps ?
Par Lilanonce
le 12/07/2011 12:16
Careo version : s2011.07
Bonjour,

Pourquoi dans les mises à jour certains fichiers passent ou ne passent pas, malgré plusieurs relances ?
Pourquoi chez un client, il est impossible d'installer la mise à jour de juillet de Careo (uniquement certains fichiers dont careo.exe) alors que depuis 1 semaine cela marche sur mon ordinateur ?

Merci de votre réponse


Installation > Mise à jour de Careo
Par OkapiSoft
le 10/06/2010 13:56
Careo version : s2010.06
bonjour,

Dans Careo vous pouvez personnaliser la qualité d'une fiche : client, prospect, partenaire, ...
Vous pouvez indiquer tout ce dont vous souhaitez.

Pour cela, rendez-vous dans le menu "Fichier" et "Paramétrage de la base de données".
Dans la liste de lien, cliquez sur "Qualité".
Vous pourrez ajouter ici : "Fournisseur".



Installation > Disctinction Client et fournisseur
Par OkapiSoft
le 18/05/2011 14:16
Careo version : s2011.05
Est-il possible d'éditer une liste clients visités sur une période déterminée (1 mois) avec rapport(s) d'intervention(s) lié(s) à ce client.

Pour se faire, à partir du tableau de bord, vous pouvez cliquez sur le bouton "filtre".

Dans celui-ci, vous pouvez sélectionner votre période et sélectionner en bas de la fenêtre des filtres "terminée oui".
Vous pouvez aussi sélectionner le type d'intervention, par exemple "visite".

Vous aurez ainsi les interventions effectuées.



Gestion de la relation client > Est-il possible d'éditer une liste clients visités sur une période
Par Adam (Assistant Marketing)
le 26/07/2010 17:45
Careo version : s2010.07
Bonjour,
je veux une requête qui me retourne les fiches dont:
le champ adresse est Null
ET
le champ "qualité" = prospect

Pb: la requête me retourne également d'autres qualités (Suspect, Client..) Merci pour vos conseils

SELECTIONNER SI
Portefeuille : adresse: Adresse égale ''
ET Portefeuille: Qualité : qualité égale 'Prospect'


Editeur de requête et de statistique > requête 2 conditions avec ET
Par OkapiSoft
le 17/03/2011 14:18
Careo version : s2011.03
1/ Dans votre fichier de base (Excel ou fichier texte), vous devez ajouter une colonne, que vous pouvez nommer "Qualité" par exemple.
Dans toutes les lignes de cette colonne indiquez la valeur "1".

2/ Dans Careo, dans le tableau de rapprochement (à droite), indiquez le numéro de la colonne "Qualité".

3/ Dans la dernière étape de l'importation sélectionnez la qualité que vous souhaitez affecter : client, prospect, ....


Importation de données > Comment faire pour attribuer une qualité à un fichier ?
Par OkapiSoft
le 05/10/2012 16:11
Careo version : s2012.09
Exemple : Je prévois de visiter ce client mais je ne sais pas quand, car je ne veux pas terminer la relation.

L'heure dans Careo n'est pas obligatoire, sauf si l'intervention est attachée à l'agenda.

Il est possible d'utiliser dans ce cas la "liste temporaire".
Il s'agit d'un 2ème tableau de bord, avec des interventions non prioritaires.
Pour cela, sur l'intervention, cochez "Mettre en attente".
Pour l'afficher dans le tableau de bord, allez sur le bouton "Filtre", puis sélectionnez en bas à droite "en attente".
Ainsi, le 2ème tableau de bord apparaîtra.



Gestion de la relation client > Est il possible de creer une intervention sans date ni heure?
Par OkapiSoft
le 02/07/2011 11:57
Careo version : s2011.06
Vous devez avoir défini plusieurs utilisateurs dans Careo : par l'acquisition de licences complémentaires ou l'utilisation des ressources.
Ensuite, dans l'intervention, cliquez sur le bouton "Ressources", et ajouter toutes les personnes que vous souhaitez.
Chacune aura dans son agenda l'intervention correspondante.

Pour afficher l'agenda de vos collaborateurs, vous devez utiliser la gestion des équipes.
Vous trouverez une vidéo de formation complète dans l'espace client du site OkapiSoft.



Gestion de la relation client > Intervention liée à l'agenda pour plusieurs utilisateurs
Par OkapiSoft
le 07/05/2010 19:31
Careo version : s2010.05
La gestion des équipes est disponible à partir de la version de base de Careo.
Avec la gestion des équipes, vous pouvez :
- afficher le suivi d'un client avec les différentes interactions avec vos collaborateurs
- partager l'agenda, et l'afficher en cumuler
- gérer le tableau de bord de vos collaborateurs

Pour que votre équipe puisse se connecter à Careo, il sera nécessaire de prendre des licences utilisateurs supplémentaires.
Sinon, vous pouvez gérer vos collaborateurs en utilisant la gestion des "ressources" (coche sur la fenêtre de l'utilisateur).



Version gratuite > Permet-elle qu'un administrateur gère plusieurs utilisateurs
Par OkapiSoft
le 27/08/2014 19:24
Careo version : s2014.08
Plusieurs cas peuvent ralentir l'affichage des données de la CRM Careo en installation classique* :
- Le nombre important d'utilisateur et de données : dans ce cas, contactez OkapiSoft
- L'installation des données sur un ordinateur de bureau qui est lui-même utilisé
-Les données sont sur un serveur non approprié (faible capacité)
- Un réseau surchargé
- L'utilisation d’un réseau Wifi

Si vous constaté des lenteurs à l'utilisation de la CRM Careo, contactez OkapiSoft.
Une des solutions est d’installer les données en Client/Serveur, technologie permettant un accès plus rapide à vos données.

*Les données sont accessibles depuis un dossier partagé



Installation > Lenteur de Careo pour l'affichage des données
Par OkapiSoft
le 29/06/2010 14:02
Careo version : s2010.06
Une fois le module de Gestion de document actif et configuré par l'assistant, vous pouvez attacher un dossier aux clients.
Pour cela, rendez-vous dans chacune des fiches clients et sélectionner le dossier qui contiendra les documents.
Cette partie se trouve en bas de la fenêtre.

En cliquant sur la "baguette magique", vous pouvez demander à Careo de vous créer un dossier.
Dans les options se trouvant dans le "Paramétrage des données", vous pouvez indiquer à Careo de créer automatiquement les dossiers.

Ensuite, enregistrez vos documents dans le dossier du client.
Il apparaîtra ainsi dans Careo.


Gestion des documents > Comment attacher des documents à un client ?
Par LESEC
le 08/11/2012 22:33
Careo version : s2012.11
Bonjour,
Depuis quelques temps, je suis témoin d'un étrange phénomène. De disparitions mystérieuses...
Dans l'agenda, je clique sur une case pour ajouter un nouveau RDV lié à une fiche. Je sélectionne la fiche et programme mon rdv comme à l'habitude. Et de temps en temps, le rdv ne s'affiche pas dans l'agenda (comme si rien n'avait été fait). Cependant dans l'historique de la fiche le rdv y est bien. En passant par la fiche client, si je déplace le rdv (bouton "modifier") en changeant de jour, le rdv ne s'affiche pas non plus.
Du coup sur certaines fiches j'ai des historiques de rdv à rallonge à la même heure même jour en raison de nombreuses tentatives... Comme je ne peu les voir sur l'agenda, je ne peu les épurer.


Maintenance et support technique > Bug d'affichage dans l'agenda
Par OkapiSoft
le 10/02/2012 14:01
Careo version : s2012.02
Toutes les tables de Careo sont exportables sous Excel par un clique droit.
Ensuite, Vous avez le module d'édition de requête, qui vous permet d'extraire des données par critère.
Et d'exporter ensuite sous Excel (clique droit ou bouton exporter).

Cette liste peut être exportée à un prestataire et réimporter dans Careo pour réaliser une mise à jour.
Voir importer les actions réalisés (comme les appels par exemple).
Dans ce cas, lors de l'exportation, indiquer le numéro du client.
L'importation dans Careo sera encore plus simple.

L'extraction par l'éditeur de requête vous permet aussi de choisir ce que vous souhaitez exporter comme données.



Importation de données > Exporter un fichier pour le télémarketing
Par OkapiSoft
le 12/04/2012 18:12
Careo version : s2012.04
Bonjour,
La différence avec la messagerie d’Outlook va être au niveau des fonctionnalités :
Outlook sait gérer les comptes IMAP (dans Careo c’est à l’étude) et les règles de message.

Ensuite, la messagerie de Careo :
- Détecte automatiquement si le client est connu, avec la possibilité d’ouvrir la fiche
- Vous avez le suivi complet à tout moment : les échanges de mails, les appels, les rendez-vous, ...
- Vous pouvez générer automatiquement des interventions lors de l’envoi et la réception des mails
- Vous pouvez créer des comptes communs (un même mail vu par plusieurs utilisateurs)
- Un anti-spam est intégré
- Si vous avez un site internet, vous pouvez demander à Careo de générer des fiches clients automatiquement
- Vous avez la possibilité de créer des messages types
- ...

Tout ce qui de l’ordre de la messagerie de base : papier entête, signature, … Careo les gère comme Outlook.



Messagerie : email et interne > classement automatique
Par OkapiSoft
le 11/03/2014 14:04
Careo version : s2014.03
Après la commande effectuée dans la boutique de Careo, la page de génération de "clé de licence" va s'afficher.
Vous pouvez accéder à cette dernière à tout moment, en accédant à l'Espace client du site OkapiSoft.
Puis sur la page d'entrée le lien en rouge : "Activer votre logiciel".

Cliquez sur le bouton "Demander une clé", et un mail vous sera envoyé dans les 10 minutes.

Dans la CRM Careo, sur la fenêtre d'identification du progiciel vous avez un bouton en bas à droite avec une "flèche verte", cliquez sur celui-ci et sélectionnez "Demande d'une nouvelle clé".
Saisissez les informations 'Numéro de série' et 'Mot de passe'.
Ensuite, cliquez sur le bouton 'Télécharger'.

Pour simplifier l'utilisation du progiciel les modules ne sont pas activés par défaut.
Pour les rendre actif, vous devez :
* vous rendre dans le menu "Gestion" et "Droits d'accès"
* puis le bouton "Modules"
* dans l'onglet "Gestion des modules", vous avez la possibilité d'affecter les modules aux utilisateurs.



Installation > Comment enregistrer un nouveau module dans Careo ?

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